本軟件開發(fā)背景 根據(jù)多年來對義烏地區(qū)外貿(mào)公司業(yè)務(wù)流程的了解，針對采購、收貨、裝柜、付款方面的難點，從物流、工作流和資金流三方面著手，著眼于自主經(jīng)營采購和委托采購兩種不同的業(yè)務(wù)模式，開發(fā)出本系統(tǒng)。
隨著公司規(guī)模的擴大，業(yè)務(wù)量的急劇上升，義烏地區(qū)的外貿(mào)企業(yè)在管理流程上，主要面臨以下方面的難點：
跟單方面所面臨的難點
- 跟單員無法及時地得知采購訂單的完成進度，不能準確快速地給客戶做出答復(fù)；
- 由于沒有及時催促供應(yīng)商交貨，會出現(xiàn)交貨延遲、缺貨等情況；
- 倉庫中的收貨、驗貨工作，其時間長、工作量大，在不了解近期收貨的情況下，也就無法合理地安排工作任務(wù)；
- 在excel或者紙質(zhì)單據(jù)中，不能直觀地體現(xiàn)近期的客戶要裝柜的訂單，可能導(dǎo)致訂單交貨延遲或者錯過船期等問題；
數(shù)據(jù)一致性和安全性方面所面臨的難點
- 通常都是每個員工自己做自己的報表，同一個信息，可能存在統(tǒng)計結(jié)果不一致，缺乏一致性和有效性；
- 人員的流動，導(dǎo)致公司數(shù)據(jù)文件的丟失； 由于缺乏合理的權(quán)限管理，數(shù)據(jù)容易被人修改，也沒有留下修改的痕跡，缺乏安全性；
倉儲和物流配送方面所面臨的難點
- 無法及時和準確地統(tǒng)計出：倉庫中還有哪些客戶的貨，還有多少貨沒有入庫，已經(jīng)裝了哪些貨等內(nèi)容；
- 不了解近期的收貨情況，也就不能合理安排倉庫的工作任務(wù)，也無法有效的規(guī)劃倉庫的庫位；
- 對所有客戶的裝柜情況，沒有一個整體的報表，無法提前調(diào)整庫位，裝柜時，容易出錯；
財務(wù)方面所面臨的難點
- 對帳繁瑣，容易出現(xiàn)單據(jù)丟失、數(shù)據(jù)不準確的情況； 應(yīng)收、應(yīng)付賬款統(tǒng)計的工作量比較大；
- 不能快速地統(tǒng)計近期付款情況等內(nèi)容，統(tǒng)計的工作量比較大，也就不能及時有效地安排貨款；
- 對公司的資金使用狀況不清楚，無法準確的統(tǒng)計一年中各項費用的情況；
軟件功能模塊說明
本軟件主要分為系統(tǒng)維護、基本資料、采購管理、財務(wù)管理、報表分析五大模塊，主要功能介紹如下：
系統(tǒng)維護
- 管理員管理：維護系統(tǒng)管理員的信息，如分配登錄名和密碼，設(shè)定所屬部門等；
- 權(quán)限分配：為系統(tǒng)管理員分配操作權(quán)限；
- 參數(shù)設(shè)置：設(shè)定軟件系統(tǒng)中需要的各項參數(shù)；
- 操作日志：瀏覽系統(tǒng)管理員的操作日志；
- 數(shù)據(jù)庫備份還原：對數(shù)據(jù)庫進行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。也可以通過該模塊還原數(shù)據(jù)庫。
基本資料
- 產(chǎn)品資料：輸入產(chǎn)品的貨號、中英文描述、進價以及圖片；
- 供應(yīng)商資料：維護供應(yīng)商的名稱、聯(lián)系方式和銀行信息；
- 客戶資料：記錄客戶的嘜頭；
- 員工資料：登記員工的資料。
采購管理
- 銷售單：本模塊中維護客戶下給公司的銷售訂單，給每一個訂單都賦值一個客戶單號，便于在客戶詢問訂單進度時；
- 采購單：本模塊記錄公司下給工廠或者店面的采購合同，在每個采購單上都有交貨日期、付款天數(shù)，便于系統(tǒng)自動提取近期收貨列表和應(yīng)付日期；
- 收貨單：本模塊中記錄共用上送貨的單據(jù)；；
- 裝柜單：倉庫中的貨品裝柜后，將每個柜子的貨品清單，包括箱數(shù)、體積、重量、金額等內(nèi)容，登記到本模塊中；
- 費用單：記錄每個采購單的費用。
財務(wù)管理
- 付款憑證：收到供應(yīng)商的貨后，換付款憑證給供應(yīng)商，上面記錄付款日期、金額、供應(yīng)商的銀行帳號等內(nèi)容；
- 采購付款單：記錄給供應(yīng)商的打款情況；
- 客戶帳單：自動顯示和供應(yīng)商的對帳情況；
- 客戶收款單：記錄客戶的匯款情況；
- 流水帳帳：記錄公司的日常開支、收入等記錄；
報表分析
- 各類明細查詢報表：包括銷售、采購、收貨、裝柜的明細查詢表；
- 近期應(yīng)收貨預(yù)警：根據(jù)采購單的交貨日期，自動提取近期需要收貨的列表；
- 近期應(yīng)付款匯總：根據(jù)付款憑證的付款日期，系統(tǒng)自動提取近期需要付款的單據(jù)；
- 供應(yīng)商對帳單：顯示和供應(yīng)商的采購、收貨、換單和付款的情況，便于對帳；
- 客戶對帳單：顯示客戶的銷售、裝柜和匯款的記錄，便于對帳。
- 各項費用統(tǒng)計：按照分類統(tǒng)計公司的各項費用，如工資、水電費、辦公費用等。
